去年10月份，劉先生入職一家咨詢顧問(wèn)公司，主要負(fù)責(zé)公司郵件系統(tǒng)的管理。劉先生積極上進(jìn)、踏實(shí)肯干，當(dāng)他認(rèn)識(shí)到郵件系統(tǒng)在公司日常業(yè)務(wù)往來(lái)、經(jīng)營(yíng)管理中扮演重要角色時(shí)，平時(shí)便注意經(jīng)常到該服務(wù)商U-Mail郵件系統(tǒng)的網(wǎng)站（www.amplydiscovery.net）學(xué)習(xí)相關(guān)技巧，以充分開(kāi)發(fā)它的潛力，更好的為公司服務(wù)。近他因?yàn)楦纳屏艘恍┘?xì)節(jié)，獲得高層贊許，破格提拔為部門副經(jīng)理。
原來(lái)事情是這樣的：雖然一般來(lái)說(shuō)，我們都會(huì)給公司每個(gè)職員分配一個(gè)郵箱帳號(hào)，職員之間可以籍此傳輸文件、互通有無(wú)，但是，在實(shí)際工作中，我們通常會(huì)遇到此類問(wèn)題：
1.公司部門眾多，由此我們?cè)赨-Mail郵件系統(tǒng)“域管理”后臺(tái)建立相對(duì)應(yīng)的機(jī)構(gòu)，終形成一個(gè)樹(shù)形目錄結(jié)構(gòu)，但像“總裁辦”、“董事局”之類機(jī)構(gòu)，是全公司的靈魂和樞紐，需要凸顯在其他機(jī)構(gòu)之上。
2.對(duì)于公司一些重要高管，如董事長(zhǎng)、總經(jīng)理、CFO等等，他們的郵件往來(lái)，需要得到優(yōu)先處理。
3.公司一些重要文件，如客戶通知、新聞資訊、調(diào)價(jià)信息、合同協(xié)議等，可能由管理層某位高管執(zhí)筆撰寫，但為了突出權(quán)威性，使其具有強(qiáng)約束力甚至法律意義，我們需要統(tǒng)一用公司官方郵箱帳號(hào)的形式發(fā)給外部媒介或客戶。
這幾個(gè)要求可以說(shuō)是每位擔(dān)任高管助理的人經(jīng)常遇到的棘手問(wèn)題，如何實(shí)現(xiàn)呢？且看劉先生的法子：
1.登陸U-Mail郵件系統(tǒng)“域管理”后臺(tái)點(diǎn)擊“機(jī)構(gòu)管理”選項(xiàng)中的“顯示機(jī)構(gòu)列表”，從中可以看到當(dāng)前域下的部門列表：
再點(diǎn)擊“修改部門”就可打開(kāi)“修改部門信息”界面，如下圖：
找到“總裁辦”或“董事局”（按照公司組織架構(gòu)來(lái)排序），在“顯示順序”中設(shè)置為1，其他機(jī)構(gòu)的重要性可依此類推。
2.假設(shè)有一位高管，郵箱帳號(hào)為gaoguan1@domail.com，那么我們可以將其設(shè)置為“優(yōu)先郵件”，步驟為：登錄U-Mail郵件系統(tǒng)“系統(tǒng)管理后臺(tái)”，點(diǎn)擊界面左側(cè)“設(shè)置”中“優(yōu)先郵件”選項(xiàng)，彈出來(lái)對(duì)話框如下：
勾選“啟用優(yōu)先郵件檢查引擎”，在“報(bào)頭”欄內(nèi)輸入“收件人”或“發(fā)件人”，“值”一欄內(nèi)輸入高管帳號(hào)如gaoguan1@domail.com，那么該高管的郵件往來(lái)就會(huì)得到優(yōu)先處理。
3.對(duì)于不同的郵箱帳號(hào)，我們可以用“郵件頭翻譯”功能將其轉(zhuǎn)換為同一個(gè)帳號(hào)進(jìn)行外發(fā)。比如在公司內(nèi)有幾位高管帳號(hào)分為：gaoguan1@domail.com,gaoguan2@domail.com,gaoguan3@domail.com.......，為體現(xiàn)權(quán)威性，彰顯公司形象，將其統(tǒng)一為公司官方郵箱帳號(hào):gongsi@domail.com，具體操作步驟為：登錄U-Mail郵件系統(tǒng)“系統(tǒng)管理后臺(tái)”，點(diǎn)擊界面左側(cè)“設(shè)置”中“郵件頭翻譯”，彈出對(duì)話框?yàn)椋?/p>
如上圖，在“現(xiàn)有的郵件頭文本”中輸入gaoguan1@domail.com，在“新的郵件頭文本”中輸入gongsi@domail.com，再點(diǎn)“添加”。其他高管可依此類推。應(yīng)該注意的是：此舉通常用于公司對(duì)外發(fā)布資訊、傳遞文件時(shí)，為避免多頭宣傳導(dǎo)致客戶無(wú)所適從的現(xiàn)象而實(shí)施，內(nèi)網(wǎng)通訊則無(wú)法進(jìn)行。
事實(shí)上，U-Mail郵件系統(tǒng)并不僅限于一般的通訊聯(lián)絡(luò)工具，善用它，可以參與企業(yè)管理，構(gòu)建和梳理組織架構(gòu)；它豐富的功能、諸多的細(xì)節(jié)設(shè)計(jì)，可以切實(shí)提升辦公效率，將工作搭理得井井有條，亦有利于公司維護(hù)企業(yè)形象。
歡迎立即體驗(yàn)U-Mail郵件服務(wù)器軟件http://www.amplydiscovery.net/downloads/，也可撥打免費(fèi)熱線咨詢：800-999-6561
